Rabu, 13 April 2011

KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

II. KOMUNIKASI DAN ORGANISASI

1. PENGERTIAN KOMUNIKASI
Pengertian komunikasi sudah banyak didefinisikan oleh banyak orang, jumlahnya sebanyak orang yang mendifinisikannya. Dari banyak pengertian tersebut jika dianalisis pada prinsipnya dapat disimpulkan bahwa komunikasi mengacu pada tindakan, oleh satu orang atau lebih, yang mengirim dan menerima pesan yang terdistorsi oleh gangguan (noise), terjadi dalam suatu konteks tertentu, mempunyai pengaruh tertentu, dan ada kesempatan untuk melakukan umpan balik.
Pengertian Komunikasi
Komunikasi adalah, proses pengiriman dan penerimaan informasi atau pesan antara dua orang atau lebih dengan cara yang efektif, sehingga pesan yang dimaksud dapat dimengerti. Dalam penyampaian atau penerimaan informasi ada dua pihak yang terlibat yaitu :
1. Komunikator : Orang atau kelompok orang yang menyampaikan informasi atau pesan
2. Komunikan : orang atau kelompok orang yang menerima pesan.
Dalam berkomunikasi keberhasilan komunikator atau komunikan sangat ditentukan oleh beberapa faktor yaitu :
1. Cakap
2. Pengetahuan
3. Sikap
4. Sistem Sosial
5. Kondisi lahiriah

Pengertian Komunikasi
Komunikasi adalah, proses pengiriman dan penerimaan informasi atau pesan antara dua orang atau lebih dengan cara yang efektif, sehingga pesan yang dimaksud dapat dimengerti. Dalam penyampaian atau penerimaan informasi ada dua pihak yang terlibat yaitu :
1. Komunikator : Orang atau kelompok orang yang menyampaikan informasi atau pesan
2. Komunikan : orang atau kelompok orang yang menerima pesan.
Dalam berkomunikasi keberhasilan komunikator atau komunikan sangat ditentukan oleh beberapa faktor yaitu :
1. Cakap
2. Pengetahuan
3. Sikap
4. Sistem Sosial
5. Kondisi lahiriah





2. BAGAIMANA MENYALURKAN IDE MELALUI KOMUNIKASI
Komunikasi dalam organisasi sangat penting karena dengan adanya komunikasi maka seseorang bisa berhubungan dengan orang lain dan saling bertukar pikiran yang bisa menambah wawasan seseorang dalam bekerja atau menjalani kehidupan sehari-hari. Maka untuk membina hubungan kerja antar pegawai maupun antar atasan bawahan perlulah membicarakan komunikasi secara lebih terperinci.
Dalam menyalurkan solusi dan ide melalui komunikasi harus ada si pengirim berita (sender) maupun si penerima berita (receiver). Solusi-solusi yang diberikan pun tidak diambil seenaknya saja, tetapi ada penyaringan dan seleksi, manakah solusi yang terbaik yang akan diambil, dan yang akan dilaksanakan oleh organisasi tersebut agar mencapai tujuan, serta visi, misi suatu organisasi.Akan tetapi dalam prakteknya proses komunikasi harus melalui tahapan-tahapan yang kadang-kadang tidak begitu mudah. Adapun tahapan-tahapan tersebut adalah sebagai berikut:
I. IDE (gagasan)
II. PERUMUSAN
Dalam perumusan, disini ide si sender disampaikan dalam kata-kata.
III. PENYALURAN (transmitting)
Penyaluran ini adalah bisa lisan, tertulis, mempergunakan symbol, atau isyarat dsb.
IV. TINDAKAN
Dalam tindakan ini sebagai contoh misalnya perintah-perintah dalam organisasi dilaksanakan.
V. PENGERTIAN
Dalam pengertian ini disini kata-kata si sender yang ada dalam perumusan tadi menjadi ide si receiver.
VI. PENERIMAAN
Penerimaan ini diterima oleh si penerima berita (penangkap berita).
Dalam membina kerja sama dalam kelompok inilah yang nantinya digunakan dalam rangka membina koordinasi organisasi kesatuan gerak dan arah yang sesuai dengan arah dan tujuan organisasi.
Agar tercapai koordinasi dalam kerjasama pada organisasi itu sangat penting dilaksanakannya komunikasi yang setepat-tepatnya dan seefektif mungkin sehingga koordinasi dan kerjasama benar-benar dapat dilaksanakan setepat-tepatnya juga.



Suatu keputusan adalah rasional secara sengaja bila penyesuaian-penyesuaian sarana terhadap hasil akhir dicoba dengan sengaja oleh individu atau organisasi, dan suatu keputusan adalah rasional secara organisasional bila keputusan diarahkan ke tujuan-tujuan individual.
Pengambilan keputusan juga sangat memerlukan komunikasi yang setepat-tepatnya, karena dalam akhir dari pengambilan keputusan tersebut hendaknya juga merupakan pencerminan dari adanya koordinasi dan kerjasama yang tercipta dalam lingkungan perusahaan atau lingkungan organisasi.






3. HAMBATAN-HAMBATAN KOMUNIKASI
1.Hambatan dari ProsesKomunikasi

•Hambatan dari pengirim pesan, misalnya pesan yang akan disampaikan belum jelas bagi
dirinya atau pengirim pesan, hal ini dipengaruhioleh perasaan atau situasi emosional.
•Hambatan dalam penyandian/simbolHal ini dapat terjadi karena bahasa yang dipergunakan tidak jelas sehingga mempunyai artilebih dari satu, simbol yang dipergunakan antara si pengirim dan penerima tidak sama ataubahasa yang dipergunakan terlalu sulit.
•Hambatan media, adalah hambatan yang terjadi dalam penggunaan media komunikasi,
misalnya gangguan suara radio dan aliran listrik sehingga tidak dapat mendengarkan pesan.
•Hambatan dalam bahasa sandi. Hambatan terjadi dalam menafsirkan sandi oleh si penerima
•Hambatan dari penerima pesan, misalnya kurangnya perhatian padasaat menerima
/mendengarkan pesan, sikap prasangka tanggapan yang keliru dan tidak mencari informasi
lebih lanjut.
•Hambatan dalam memberikanbalikan. Balikan yang diberikan tidak menggambarkan apa adanya akan tetapi memberikan interpretatif, tidak tepat waktu atau tidak jelas dan
sebagainya.

2.Hambatan Fisik

Hambatan fisik dapat mengganggu komunikasi yang efektif, cuaca gangguan alat komunikasi,
dan lain lain, misalnya: gangguan kesehatan, gangguan alat komunikasi dan sebagainya.




3.Hambatan Semantik.

Kata-kata yang dipergunakan dalam komunikasikadang-kadang mempunyaiarti mendua yang
berbeda, tidak jelas atau berbelit-belit antara pemberi pesan dan penerima


4.Hambatan Psikologis
Hambatan psikologis dan sosial kadang-kadang mengganggu komunikasi, misalnya; perbedaan
nilai-nilai serta harapan yang berbeda antara pengirimdan penerima pesa
1.Kelas dibagi menjadi empat (4)kelompok
2.Masing-masing kelompok memilih ketua kelompok.
3.Ketua kelompok menugaskan anggota kelompoknya untuk berpasang-pasangan. Masing-
4. masing menanyakan kepada pasangannya tentang :
5. -Keluarga (anak, istri/suami dll)
6. - Pendidikan
7. - Tempat kerja
8. -Rencana masa depan, termasuk rencana yang berkaitan dengan SPMKK dan tidak
9. boleh dibuat catatan.
Setelah itu saling bergantian (10 menit).
Setelah itu masuk dalam kelompok kecil dan menceritakan apa yang dia peroleh dari
10. pasangannya (pasangannya tidak boleh berkomentar sebelum selesai penyampaian).
Setelah selesai baru diklarifikasi oleh yang bersangkutan (YBS).
Terakhir diskusikan apa yang dapat anda peroleh dari permainan diatas
Catatan untuk fasilitator :
11. -Metoda ini untuk melihat :
a.Apakah seseorang dapat menjadi seorang pendengar yang baik
b.Apakah seseorang dapat menyampaikan informasi dengan jelas

DINAMIKA ORGANISASI

I. DINAMIKA ORGANISASI
1. DINAMIKA KONFLIK
Manusia merupakan satu dari jutaan Makhluk Allah yang hidup dengan berkelompok. semakin maju peradaban, semakin maju pula cara manusia berkelompok. Seperti yang kita lihat ahir-ahir ini, banyak sekali muncul kelompok, komunitas, ataupun organisasi dengan berbagai latar belakang. Agama, kepentingan, nasib merupakan beberapa alasan yang kerap melandasi terbentuknya suatu kelompok.
Konflik biasanya timbul dalam organisasi sebagai hasil adanya masalah-masalah komunikasi, hubungan pribadi, atau struktur organisasi. Karakteristik-karakteristik kepribadian tertentu, seperti otoriter atau dogmatis juga dapat menimbulkan konflik.
Arti konflik banyak dikacaukan dengan banyaknya definisi dan konsepsi yang saling berbeda. Pada hakekatnya konfilk dapat didefinisikan sebagai segala macam interaksi pertentangan atau antagonistic antara dua atau lebih pihak.
Konflik Organisasi (organizational conflict) adalah ketidaksesuaian antara dua atau lebih anggota-anggota atau kelompok organisasi yang timbul karena adanya kenyataan bahwa mereka harus membagi sumber daya- sumber daya yang terbatas atau kegiatan-kegiatan kerja dan atau kenyataan bahwa mereka mempunyai perbedaan status, tujuan, nilai dan persepsi.

2. JENIS DAN SUMBER KONFLIK
JENIS-JENIS KONFLIK
Ada lima jenis konflik dalam kehidupan organisasi :
1.Konflik dalam diri individu
Konflik terjadi bila pada waktu yang sama seseorang memiliki dua keinginan
yang tidak mungkin dipenuhi sekaligus.
2.Konflik antar individu dalam organisasi yang sama
karena pertentengan kepentingan atau keinginan. Hal ini sering terjadi
antara dua orang yang berbeda status, jabatan, bidang kerja dan lain-lain.
3.Konflik antar individu dan kelompok
seringkali berhubungan dengan cara individumenghadapi tekanan-tekanan untuk mencapai konformitas, yang ditekankan kepada mereka oleh kelompok kerja mereka.
4.Konflik antar kelompok dalam organisasi yang sama
Konflik ini merupakan tipe konflik yang banyak terjadi di dalam organisasiorganisasi.Konflik antar lini dan staf, pekerja dan pekerja.
5.Konflik antar organisasi
konflik ini biasanya disebut dengan persaingan.

Sumber konflik

Ada banyak penyebab atau alasan untuk konflik dalam lingkungan kerja. Beberapa penyebab utama adalah:
• Miskin Komunikasi: gaya komunikasi yang berbeda dapat menyebabkan kesalahpahaman antara karyawan atau antara karyawan dan manajer. Kurangnya 'bawah tanah' komunikasi drive konflik.
• Nilai yang berbeda-beda: tempat kerja terdiri dari individu yang melihat dunia secara berbeda. Konflik terjadi ketika ada kurangnya penerimaan dan pemahaman tentang perbedaan-perbedaan ini.
• Berbeda Interests: konflik terjadi ketika 'melawan' pekerja individu untuk tujuan pribadi mereka, mengabaikan tujuan organisasi dan organisasi kesejahteraan.
• Langka Sumber: terlalu sering, karyawan merasa mereka harus bersaing untuk sumber daya yang tersedia dalam rangka melakukan pekerjaan mereka. Dalam lingkungan sumber daya yang langka, hal ini menyebabkan konflik - meskipun kesadaran tentang bagaimana sumber daya langka mungkin.
• Kepribadian Bentrokan: semua lingkungan kerja yang terdiri dari kepribadian yang berbeda. Kecuali rekan memahami dan menerima pendekatan masing-masing untuk bekerja dan pemecahan masalah, konflik akan terjadi.
• Miskin Kinerja: ketika satu atau lebih individu dalam unit kerja tidak melakukan - tidak bekerja sampai potensi - dan ini tidak ditangani, konflik tidak bisa dihindari.















3. STRATEGI PENYELESAIAN


Menghindar
Menghindari konflik dapat dilakukan jika isu atau masalah yang memicu konflik tidak terlalu penting atau jika potensi konfrontasinya tidak seimbang dengan akibat yang akan ditimbulkannya. Penghindaran merupakan strategi yang memungkinkan pihak-pihak yang berkonfrontasi untuk menenangkan diri. Manajer perawat yang terlibat didalam konflik dapat menepiskan isu dengan mengatakan “Biarlah kedua pihak mengambil waktu untuk memikirkan hal ini dan menentukan tanggal untuk melakukan diskusi”

Mengakomodasi
Memberi kesempatan pada orang lain untuk mengatur strategi pemecahan masalah, khususnya apabila isu tersebut penting bagi orang lain. Hal ini memungkinkan timbulnya kerjasama dengan memberi kesempatan pada mereka untuk membuat keputusan. Perawat yang menjadi bagian dalam konflik dapat mengakomodasikan pihak lain dengan menempatkan kebutuhan pihak lain di tempat yang pertama.

Kompetisi
Gunakan metode ini jika anda percaya bahwa anda memiliki lebih banyak informasi dan keahlian yang lebih dibanding yang lainnya atau ketika anda tidak ingin mengkompromikan nilai-nilai anda. Metode ini mungkin bisa memicu konflik tetapi bisa jadi merupakan metode yang penting untuk alasan-alasan keamanan.

Kompromi atau Negosiasi
Masing-masing memberikan dan menawarkan sesuatu pada waktu yang bersamaan, saling memberi dan menerima, serta meminimalkan kekurangan semua pihak yang dapat menguntungkan semua pihak.

Memecahkan Masalah atau Kolaborasi
Pemecahan sama-sama menang dimana individu yang terlibat mempunyai tujuan kerja yang sama.
Perlu adanya satu komitmen dari semua pihak yang terlibat untuk saling mendukung dan saling memperhatikan satu sama lainnya.




4. MOTIVASI

Kebiasaan selama ini dimana konflik ditempatkan dalam destructive zone perlu direformasi kedalam dinamis zone. Konflik yang bersifat positif harus dimanage secara cerdas, tepat dan profesional. Sehingga ada peningkatan performance dan dinamika organisasi. Akhirnya konflik bisa didesign sebagai “mesin” dinamika organisasi
Adanya konflik jangan dianggap sebagai suatu kemunduran tapi bisa dianggap sebagai dinamika organisasi dan juga agar organisasi tidak menjadi stagnan. Dan yang lebih penting lagi untuk belajar bersama dari adanya konflik tersebut, dengan konflik menjadikan anggota maju dalam berpikir, maju dalam wawasan, maju dalam wacana dan bisa menghargai beda pendapat. Dan yang terakhir agar organisasi bisa menjadi “hidup”.
Pelaku konflik tidak dianggap sebagai musuh, pelaku konflik jangan dianggap sebagai perusak organisasi tapi harus ditempatkan sebagai motor dinamika organisasi.

5. TEORI MOTIVASI
Motivasi dapat diartikan sebagai faktor pendorong yang berasal dalam diri manusia, yang akan mempengaruhi cara bertindak seseorang. Dengan demikian, motivasi kerja akan berpengaruh terhadap performansi pekerja.
Menurut Hilgard dan Atkinson, tidaklah mudah untuk menjelaskan motifasi sebab :
1. Pernyataan motif antar orang adalah tidak sama, budaya yang berbeda akan menghasilkan ekspresi motif yang berbeda pula.
2. Motif yang tidak sama dapat diwujudkan dalam berbagai prilaku yang tidak sama.
3. Motif yang tidak sama dapat diekspresikan melalui prilaku yang sama.
4. Motif dapat muncul dalam bentuk-bentuk prilaku yang sulit dijelaskan.
5. Suatu ekspresi prilaku dapat muncul sebagai perwujudan dari berbagai motif.
Berikut ini dikemukakan huraian mengenai motif yang ada pada manusia sebagai factor pendorong dari prilaku manusia.



 Motif Kekuasaan Merupakan kebutuhan manusia untuk memanipulasi manusia lain melalui keunggulan-keunggulan yang dimilikinya. Clelland menyimpulkan bahwa motif kekuasaan dapat berfifat negatif atau positif. Motif kekuasaan yang bersifat negatif berkaitan dengan kekuasaan seseorang. Sedangkan motif kekuasaan yang bersifat positif berkaitan dengan kekuasaan social (power yang dipergunakan untuk berpartisipasi dalam mencapai tujuan kelompok).
 Motif Berprestasi Merupakan keinginan atau kehendak untuk menyelesaikan suatu tugas secara sempurna, atau sukses didalam situasi persaingan (Chelland). Menurut dia, setiap orang mempunyai kadar n Ach (needs for achievement) yang berlainan. Karakteristik seseorang yang mempunyai kadar n Ach yang tinggi (high achiever) adalah :1.Risiko moderat (Moderate Risks) adalah memilih suatu resiko secara moderat2.Umpan balik segera (Immediate Feedback) adalah cenderung memilih tugas yang segera dapat memberikan umpan balik mengenai kemajuan yang telah dicapai dalam mewujudkan tujuan, cenderung memilih tugas-tugas yang mempunyai criteria performansi yang spesifik.3.Kesempurnaan (accomplishment) adalah senang dalam pekerjaan yang dapat memberikan kepuasaan pada dirinya.4.Pemilihan tugas adalah menyelesaikan pekerjaan yang telah di pilih secara tuntas dengan usaha maiksimum sesuai dengan kemampuannya.
 Motif Untuk Bergabung Menurut Schachter motif untuk bergabung dapat diartikan sebagai kebutuhan untuk berada bersama orang lain. Kesimpulan ini diperoleh oleh Schachter dari studinya yang mempelajari hubungan antara rasa takut dengan kebutuhan berafiliansi.
 Motif Keamanan (Security Motive) Merupakan kebutuhan untuk melindungi diri dari hambatan atau gangguan yang akan mengancam keberadaannya. Di dalam sebuah perusahaan misalnya, salah satu cara untuk menjaga agar para karyawan merasa aman di hari tuanya kelak, adalah dengan memberikan jaminan hari tua, pesangon, asuransi, dan sebagainya.
 Motif Status (Status Motive) Merupakan kebutuhan manusia untuk mencapai atau menduduki tingkatan tertentu di dalam sebuah kelompok, organisasi atau masyarakat.